Dal progetto no paper alla dematerializzazione dei documenti

Oltre 115mila fogli di carta risparmiati, che significa minori costi e rispetto per l'ambiente.
Basta questo numero per comprendere il circuito virtuoso a cui sta dando il via il progetto “no paper” voluto ancora nel 2008 dall'Assessore all'Innovazione della Provincia di Vicenza Andrea Pellizzari.
Una prima fase ha interessato la comunicazione dell'Ente con i Consiglieri Provinciali. Ad ognuno è stata assegnata una casella di posta elettronica certificata per la ricezione delle convocazioni delle sedute consiliari e delle commissioni di appartenenza, oltre che dei documenti di pertinenza. Con questo sistema, considerando una media di 99 convocazioni annue trasmesse per via digitale, si è realizzato in due anni e mezzo un risparmio di più di 110mila fogli di carta senza alcun pregiudizio della validità giuridica della convocazione e con una notevole semplificazione da parte dei Consiglieri nella consultazione del materiale necessario.
Ai costi della carta si aggiungano quelli del toner, delle stampanti, delle fotocopie, dell'affrancatura, per un totale che, pur difficile da quantificare, è di qualche decina di migliaia di euro.

Il progetto “no paper” si è evoluto nel progetto dematerializzazione, che ha preso il via lo scorso gennaio 2010 sempre per volontà dell'Assessore Pellizzari e sotto la supervisione del dirigente competente Maria Elisabetta Bolisani, nel rispetto delle direttive di democrazia digitale del Ministro per la Pubblica Amministrazione Renato Brunetta. In pratica, l'obiettivo è di arrivare ad azzerare l'uso della carta non solo nei processi comunicativi interni, ma anche in quelli esterni, partendo dai rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, le associazioni di categoria, gli enti e gli organismi che per legge devono essere dotati di Posta Elettronica Certificata. Il risultato è che ad oggi il 24% dello scambio dei documenti della Provincia verso l'esterno avviene in formato digitale, a fronte del 4% di documenti digitali inviati telematicamente lo scorso marzo. L'incremento netto è stato del 20% in soli quattro mesi, con un sensibile risparmio in termini di costi sia per l'acquisto della carta sia per le spese di affrancatura, queste ultime ridotte in proporzione di circa il 25% rispetto allo stesso periodo del 2009.
Il dato, registrato alla fine dello scorso mese di luglio, è significativo soprattutto se si considera che la posta in arrivo in formato digitale da parte delle altre Amministrazioni verso la Provincia nello stesso periodo marzo-luglio è aumentata solo dell'1%.

Se la maggior parte dei soggetti pubblici continua ad utilizzare buste e francobolli per l'invio di documenti e comunicazioni, si registrano casi di enti virtuosi come la Prefettura e il Comune di Vicenza che hanno cominciato a preferire da qualche tempo i bit alla carta.
La riduzione di spesa è consistente, il risparmio da gennaio a luglio è stato di circa 4000 fogli di carta, mentre solo per le spese postali è stato calcolato un minor costo di circa 2mila euro in quattro mesi.

“Al di là del risparmio immediato -commenta l'Assessore Andrea Pellizzari- il nostro obiettivo è di innescare un processo virtuoso che migliori le prestazioni della Pubblica Amministrazione riducendo i tempi di risposta al cittadino. Internet permette infatti una comunicazione in tempo reale fra gli enti, mentre la posta elettronica certificata fa sì che il tutto avvenga in un contesto formale di validità giuridica. Così si evitano gli spostamenti e tutte quelle lungaggini che dilatano i tempi spesso ben oltre la pazienza degli utenti. Per potere dare risultati importanti, però, il processo deve uscire dai palazzi provinciali per interessare tutti gli enti con cui si interfacciano i cittadini. Noi stiamo facendo la nostra parte e siamo anzi disponibili a confrontarci e a sostenere concretamente in questa buona prassi gli enti minori con cui quotidianamente dialoghiamo.”

Nel frattempo il progetto provinciale di dematerializzazione documentale sta interessando il servizio di ricezione e registrazione a protocollo dei documenti in entrata, con l'utilizzo dello scanner per la riduzione delle copie cartacee in copie informatiche. In tal modo si digitalizza l'intero flusso documentale, dalla creazione, alla ricezione, alla spedizione, all'archiviazione.

“A tutto vantaggio della trasparenza verso i cittadini -conclude Pellizzari- che possono consultare on line l'Albo Pretorio della Provincia, quindi delibere e determine. E' una prescizione di legge che il Ministero ha previsto per il 2011, ma che la Provincia di Vicenza ha attivato oltre un anno fa”.